У віддаленій роботі найприємніше, але й найважливіше — виставити рахунок клієнту і отримати ваші зароблені гроші. У Європі та США оплата інвойсів (або рахунків-фактур) є золотим стандартом. І нам цьому потрібно вчитися. Забудьте усе, що вас лякало — в інвойсах немає нічого складного! Ось, дивіться.
Обов'язкове поле. Від кого цей Рахунок?
Перевірте, чи відповідає англійське написання вашого прізвища та імені паспорту та даним, зазначеним у вашому банку.
Напишіть свою реєстраційну адресу (якщо буде потрібно віправити поштову кореспонденцію) та ідентифікаційний податковий номер (якщо у вас він є).
Краще використовувати просту нумерацію
Дата, коли інвойс був виписаний
Необов'язкове поле. Кінцева дата, до якої повинен бути сплачений інвойс.
Обов'язкове поле. Будь ласка, перевірте правильність написання назви компанії, як платитиме вам гроші.
Напишіть, скільки коштує година вашої роботи (наприклад: $40.00). Або вкажіть ціну за одиницю робіт чи послуг (вартість створення дизайну для однієї веб-сторінки). Наприклад: $1000.
Пишіть англійською. Наприклад: Advertising / Marketing services, Web Development, Design services і таке інше.
Якщо мова про погодинну оплату, пишіть, скільки годин відпрацювали. Якщо вказували послуги з ціною за одиницю, то вказуйте скільки послуг надали. Наприклад, за скільки створених веб-сторінок берете плату за цим інвойсом, за скільки створених рекламних кампаній тощо.
Усе просто: помножте попередні два значення. Наприклад: $40.00 за 1 годину * 160 відпрацьованих годин
Додайте суму за кожним пунктом або послугою (якщо вказували декілька видів).
В цьому полі вказуйте загальну суму грошей, яку ви стягуєте зі свого клієнта.
Наприклад (40 годин * 40,00 дол. США на годину) + (2 веб-сторінки * $500,00 за кожну сторінку) = $ 2600
Загальна сума = 2600 дол
(Необов'язкове поле).
Пишіть лише тоді, коли клієнт, банк, податкові органи тощо вимагають додати якусь іншу інформацію.
Наприклад, іноді можуть попросити вказати банківські реквізити (код-банку, IBAN рахунку и таке інше).
Не додавайте зайвої інформації.
Ви можете вільно користуватись цим шаблоном і сторювати якісні інвойси міжнародного зразка менш, ніж за 10 хвилин.
Жодна інформація, зазначена в цій інструкції та шаблоні, не є юридичною консультацією. Зверніться до юриста або бухгалтера щодо усіх юридичних аспектів, які вас цікавлять.
1. Цей інвойс підходить для отримання оплати за послуги та за віддалену роботу. Але він не підходить для оплати товарів. Тому що товари перетинають кордон.
2. Якщо хочете спростити процедуру сплати, почитайте про сервіси на зразок Stripe.com та інші подібні. Вони допомагають організувати онлайн-документообіг та миттєво сплачувати за інвойсом через підключені платіжні інструменти та API.
Інвойс (invoice, bill) — це документ, згідно з яким ви запитуєте оплату за роботи або послуги, які ви виконали для замовника. Це — рахунок-фактура при міжнародних платежах. Цей документ постачальник послуги відправляє покупцеві (замовнику).
Підприємницька діяльність передбачає за законом наявність первинних документів, що підтверджують та обґрунтовують оплату. Інвойс необхідний вам і вашому замовнику як документ для звітності, податкової та інших перевірчих органів.
При зарахуванні валютних платежів банк ретельно аналізує інвойси, щоб розуміти прозорість і законність підстав для отримання коштів.
Виписувати рахунок — це визнана міжнародна практика. Це головний документ для оплати за роботи, послуги або товари, що найчастіше вбирає в себе функції акту виконаних робіт. Тому інвойс не менш важливий, ніж договір. Ви або ваш замовник можете бути чи не бути платниками ПДВ (англійською — VAT), але інвойс потрібен в будь-якому випадку.
Клієнт може запросити попередній інвойс (в міжнародній практиці відомий як proforma invoice). Зазвичай інвойс і proforma invoice ідентичні, але proforma invoice ні до чого не зобов'язує і є попереднім документом. А основний інвойс (він ще має назву комерційний інвойс, commercial invoice) — це важливий платіжний документ. Загалом для обох видів рахунку вам підійде цей шаблон.
Обов'язкова інформація — у двох словах: хто, кому, скільки, за що і коли повинен заплатити. Детальніше за кожним пунктом — дивись шаблон інвойсу нижче.
Зручніше створити та заповнити інвойс онлайн. Invoice generator, який ви зараз вивчаєте, містить всі необхідні поля і пояснення.